Carta de la Presidenta

En Londres hay un buen restaurante llamado "Recuerdos de China"; recordando la buena comida y la buena compañía casi intitulo mi trabajo con el nombre del restaurante. Pero entonces comprendí que yo quería escribir más acerca de lo que el ICA significa para mi y algo de lo que pienso esta sección puede y debe hacer.

Sobre mi escritorio, mientras escribo, hay fotos de algunas de las miles de inscripciones que existen en los carapachos y huesos de tortugas que hablan de la sociedad y cultura del reino chino de Shang que existió hace 3000 años. Ellos fueron desconocidos por muchos siglos hasta ser descubiertos en el siglo XIX, ocasionando una controversia a comienzos del siglo XX y en la actualidad es un punto que ocasiona un completo debate internacional y público por la repatriación de la herencia archivística.

¿La edad, la significancia y la subsecuente historia política matizan nuestros puntos de vista? ¿Deben hacerlo? Me parece que los congresos del ICA me han habituado a confrontar en algunas ocasiones, las satisfactorias proposiciones sobre la esencial rectitud de lo que estamos haciendo.

En Montreal hace cuatro años, la sesión sobre la administración de los registros del STASI de la antigua Alemania Oriental fue la ponencia más emocionante que yo he escuchado. El archivista, hablando con calma, documentó los primeros intentos para administrar los registros policiales con la debida confidencialidad como fueron política y socialmente anulados, por la necesidad de ser conocidos, comprendidos y purgados públicamente. El acceso a estos documentos algunas veces impulsado por la prensa amarilla, provocaron suicidios y rupturas familiares. ¿Debieron destruírse estos registros? ¿Debieron o pudieron ser protegidas estas víctimas? No hubo respuestas fáciles. Una tarde en el autobús camino a la tienda "Friendship" me actualicé. Pero aún es un trabajo muy difícil.

En una sesión plenaria en Beijing un archivista de uno de los estados de la antigua Unión Soviética subrayó la dificultad que su país estaba experimentando en adquirir la información técnica necesaria en Rusia y los EE.UU., para tratar con los riesgos del medio ambiente que surgieron con las pruebas subterráneas de armas nucleares. La libre información era de uso limitado, lo que parecía ser necesario era aparentemente impedido por las restricciones de la seguridad militar. Seguramente él razonó, la función del ICA es respaldar el uso de la información humana sobre cualquier otro criterio. Sería interesante conocer si el ejecutivo cree que puede llevarlo a cabo en forma efectiva. Si la palabra escrita, la memoria, pueden evocar poderosas emociones en la mente colectiva e individual ¿hasta donde llegará la función del curador (o de su organización profesional) para ir más allá del campo neutral?

Fuera de pretensiones, los congresos del ICA también ofrecen oportunidades ilimitadas por lo que nos impresionamos e intrigamos por el trabajo de otros, las igualdades y diferencias; especular en lo que se pueda copiar/adaptar; re-encontrarse con viejos amigos y hacer nuevas amistades a través del mundo. Quisiera tener más conocimiento sobre los datos farmacéuticos que están siendo compilados en China, tales como las recetas médicas de yerbas tradicionales que puedan encontrarse y sobre el esquema de transliteracíon del chino al inglés para uso en el Internet que fue inventado tranquilamente en la Universidad de Tsinghua.

¿Podría alguna vez lograr la legislación del Archivo Nacional del Reino Unido una inversión comparable, o querría establecer una administración archivística de fondos para beneficio público como la que vimos en China?

Yo recuerdo cuando estaba de pie en la Muralla China, riéndome junto con un antiguo alumno que se dirigía a seleccionar los fondos del Ministerio de Defensa en Botswana y con un colega australiano que conocí el día anterior, ayudándome a subir. No puedo recordar de que nos reíamos pero está fijo en mi memoria como uno de los tantos momentos que mereció la pena haber cruzado medio mundo.
¿Que tiene que ver todo esto con la Sección de Archivos Universitarios del ICA? Quizás nada o todo. La Sección de Archivos Universitarios es al menos en parte un microcosmo del ICA, un foro para compartir y aprender unos de otros dentro de un mismo círculo de trabajo. ¿Que es lo que queremos saber? ¿Que es lo que queremos compartir? Las respuestas a estas preguntas se encuentran en los reportes ofrecidos por los comités que aparecen a continuación y nos proporcionan algunas ideas. Estamos buscando enmarcar las futuras conferencias alrededor de ellos. Los miembros del Comité de Bibliografía están trabajando fuertemente compilando información sobre lo que acabamos de decir y los miembros de la reciéntemente establecida Comisión de Publicaciones en breve estarán revisando los mejores metodos para el uso de Communiqué, el lugar en la red electrónica y una lista electrónica de todos los miembros del ICA/SUV para que se mantengan al día entre sí. Es también mi esperanza durante los próximos cuatro años, que a través de estrategias ahora bajo discusión, incluyendo las reuniones conjuntas de grupos regionales y ligadas a los entrenamientos iniciales del ICA, podamos comenzar a dirigirnos a miembros potenciales que provienen de países con menos recursos y experiencias en viajes a reuniones. La sección está viva y pujante, no ya provisional y quizás al final del día podamos en conjunto hacer algo más que hablar e intercambiar ideas. La sección como el ICA en general, ofrece las bases para una conversación muy estimulante. Yo espero ver a muchos de ustedes en Barcelona en mayo.

Patricia Methven

Informe de las Reuniones del ICA/SUV,
de los días 2,3 y 6 de septiembre de 1996
en Beijing en el XIII Congreso del ICA

El seminario de la Sección de Archivos Universitarios y de Instituciones de Investigación tuvo lugar en la Universidad de Tsinghua el lunes 2 de septiembre, bajo el título "Hacia una Metodología Archivística para Archivos Universitarios." Los anfitriones del seminario fueron la administración y los archivos de dicha Universidad y sus representantes fueron He Jinakun, Vice-Presidente de la Universidad de Tsinghua y Chen Bingzhong, Curador de los Archivos y otros miembros de la institución. El traductor fue Ma Hui, Jefe de Relaciones Extranjeras y profesor de física. Cerca de 26 miembros del ICA/SUV asistieron a dicho seminario, así que hubo un buen balance de participantes extranjeros y chinos. El conferencista del seminario fue Frank Scheeling; Didier Devriese y Anne Barrett, del Comité de Reglamentos del ICA/SUV. Frank presentó los Reglamentos que fueron estudiados por dos años; Didier habló sobre los cuadros sinópticos que proveen ayuda visual al proceso descrito en los Reglamentos y Anne presentó un estudio modelo del cuadro sinóptico tal como fue aplicado a su trabajo en el Imperial College de Londres. Las discusiones fueron breves y animadas, seguidas por un recorrido de los Archivos de la Universidad de Tsinghua. Esto demostró la extensión, variedad y cantidad de los archivos y de la tecnología aplicada a su organización. Un almuerzo "buffet" chino de vastas proporciones fue ofrecido y nos permitió mayor oportunidad para conversar con los colegas chinos, aún con ayuda de traductores si fuese necesario. Fotografías de los conferencistas del seminario pueden verse en el "Web". (http://www.usyd.edu.au/˜trobinso/bei_pjo.htm)

La reunión de la sección tuvo lugar el día tres de septiembre en el Centro de Convenciones de Beijing. Esta fue también una reunión animada; primero Marjorie Barritt, presidenta saliente, ofreció una breve historia de esta sección, después Andrée Despy Meyer, secretaria, ofreció el informe sobre la lista de miembros y el informe financiero. A esto siguieron los distintos informes de los comités: Esperanza de Varona informó sobre el Comité de Bibliografía en ausencia de la presidenta Eli Hjorth-Reksten, anunciando dos nuevas adiciones a la bibliografía multilingüe que ya han sido terminadas, una es la de las publicaciones en portugués, la otra la de las publicaciones en español en Latinoamérica. Por el sub-grupo del archivo de Ciencias, Gavan McCarthy, Anne Barrett, Christina Jonsson y Odile Welfele informaron sobre la reunión de Liege que se celebró en mayo, sobre documentación electrónica que tuvo lugar conjuntamente con la Comisión de Bibliografía y Documentacion de la División de Historia de la Ciencias de la Unión Internacional de Historia y Filosofía de la Ciencia. Se tomó la decisión de un plan de tres etapas, comenzando con un sondeo a nivel institucional que pudiera formar parte de estrategias nacionales y finalmente desarrollar una estrategia internacional para tratar con los documentos electrónicos.

Las elecciones del Comité del SUV fueron reportadas por el Comité de Nominaciones/Elecciones y Marjorie dio a conocer los elegidos, algunos estaban presente, otros no. Los nuevos miembros del Comité Directivo son Patricia Methven, presidenta, Andrée Despy Meyer, re-electa como secretaria y Anne Barrett, Mariza Bottino, Guy Dinel, Esperanza de Varona, Christina Jonsson, Angeles Moreno López, Tim Robinson, Frank Scheelings, Virginia Teehan y Eero Vallisaari. La sección agradeció a Marjorie el trabajo rendido como presidenta, (entregándole una bellisima "pyjama" de seda). la reunión continuó presidida por Patricia Methven, como nueva presidenta. Otros asuntos a tratar fueron la publicación del boletín Communiqué, la lista de miembros en la base de datos así como la lista de STAMA (Ciencia, Tecnología y Medicina).

Patricia Methven que preside el Comité de Encuestas, informó sobre el resultado de la encuesta de los miembros, conjuntamente con Anne Barrett. Andrée Despy Meyer expuso los planes para el seminario de 1997 que se efectuará en Barcelona conjuntamente con la 5a. Conferencia Europea. Frank Scheelings abrió el mayor debate sobre los Reglamentos siendo documentados con la ayuda de Didier Devriese. Se decidió que los Reglamentos se conocerán como "Esquema de Trabajo Conceptual para Archivos Universitarios" ya que este título representa mejor el documento. Copia de este documento estaban disponibles a todos los asistentes a la reunión.

El 6 de septiembre el nuevo Comité Directivo celebró la primera reunión, donde se tomaron fotografías y la última fue tomada bajo el anuncio de la terraza "Beer Garden" (aunque no hubo consumo de alcohol). A esta reunión asistieron dos miembros del Sub-Comité de Archivos de Ciencias, Odele Welfele y Gavan McCarthy (miembros co-escogidos) y Christina Jonsson y Anne Barrett (miembros del ICA/SUV) que hacen un total de cuatro miembros de los Archivos de Ciencias en el Comité Directivo del ICA/SUV. Se decidió que el Sub-Comité de Ciencias retuviera las elecciones para permitir rotar los miembros co-escogidos. Como el Imperial College abarca la medicina, Anne servirá de enlace y representará los puntos de vista de los archivistas médicos al Comité Directivo.

Se discutió sobre las reuniones futuras y los programas, incluyendo la reunión de Barcelona y un seguimiento a la reunión en Liege en 1997; dos reuniones relacionando los documentos electrónicos y métodos en 1998, una en Estocolmo y otra en Canberra, Australia y conferencias en Europa Oriental y en Israel. Se decidió que futuros proyectos para estimular a los miembros podrian unirse a las conferencias y que en el próximo congreso del ICA, la SUV deberá tener un lugar de exhibición. Patricia Methven escribirá un volante acerca de la sección para publicidad.

Marjorie Barritt ofreció completar la compilación para la base de datos de los miembros y retener la propiedad hasta el presente. Esto fue aceptado por el comité. El resultado de la encuesta será puesto en el "Web" después que se hayan hecho las revisiones.

Hubo una discusión sobre futuros colaboradores para la Bibliografia y una lista de nombres fué compilada, que incluía a Virginia Teehan por Irlanda y el Reino Unido y Renata Arovelius por Suecia y Polonia.

Se establecería una Comisión de Publicaciones para hacer el trabajo en el "Web" y en el Communiqué que revisaría la política a seguir en esta área. Se invitaría a Tim Robinson a presidir esta comisión.

La proposición de Marjorie Barritt de editar la versión final de los Reglamentos y la sugerencia de que Tim Robinson escriba un resumen del mismo fue aceptada.

De mayor importancia para el SUV fue la aprobación formal de la sección dada por la Asemblea General del ICA en Beijing, la que retiró la palabra "provisional" del titulo del SUV.

Anne Barrett and Marjorie Barritt
noviembre 1996

Como asociarse al ICA y al ICA/SUV

1. Los miembros peden ser institucionales o individuales.
   
   
2. El dinero proveniente de las cuotas se utiliza para gastos de correspodencia y seminarios.
   
   
3. Miembros del ICA reciben las publicaciones del ICA que incluyen Janus, Archivum and the ICA Bulletin.
   
   
4. Los miembros de la seccion SUV reciben el boletín de la sección, publicaciones de la sección y tienen prioridad para asistir a los seminarios de la sección. De ser posible la inscripción a los seminarios será gratis.
   

Las solicitudes para inscribirse como miembros pueden adquirirse de: ICA Secretariat, 60 rue des Franc-Bourgeois,
F-75003, Paris, France.

Comité Organizador: A. Despy-Meyer, A. Moreno López,
E. de Varona, J. Borras, D. Devriese.

Domingo, 25 de mayo de 1997

Reunión del Comité Ejecutivo del ICA/SUV.
Reunión de todos los miembros del ICA/SUV.

Lunes, 26 de mayo de 1997

Sesión matinal

9:30

Introducción general: P. Methven, presidenta ICA/SUV

Introducción al seminario: Andrée Despy-Meyer

I. Similitudes y diferencias entre los archivos universitarios

Presidente: D. Devriese (Université libre de Bruxelles)

10:00-10:30

A. Los archivos universitarios: descripción general (archivos generales, administrativos, de investigación, públicos y privados)

Marcel Caya (Université du Québec-Montréal)

10:30-11:00

B. Unidades archivísticas creadas por los departamentos de archivos universitarios: puntos convergentes

Joaquim Borras (Universitat Pompeu Fabra - Barcelona)

11:00-11:30 Receso, café

11:30-12:00

C. Las diferencias y sus causas (estructuras nacionales, leyes, métodos archivísticos)

(Povol Solomon/Trudy Peterson - Central European University)


12:00-13:00 Discusión

Sesión de la tarde

II. ¿Es posible una tipología común para las unidades archivísticas?

Presidenta: Esperanza de Varona (University of Miami)

15:00-15:30

A. Normas usadas en los archivos universitarios

Ana Franqueira (European University Institute - Florence)

15:30-16:00

B. ¿Es posible y deseable una descripción común? (Intercambio internacional de datos e información - dificultades relativas a la descripción de las estructuras, contexto y contenido; instrumentos)

Angeles Moreno-López (Universitad de Valladolid)

16:00-16:30 Receso, café

16:30-17:00

C. Presentación de una tipologia común; contenido (dificultades en materia legal, restricciones locales, etc.)

Patricia Methven (King's College - London)

17:00-17:30

D. Para trazar una panorama sobre el estado actual de los archivos universitarios en Brasil y en los países hispanoamericanos.

Mariza Bottino (Universidade de Rio de Janeiro)

17:30-18:30 Discusión

Martes, 27 de mayo de 1997

Sesión matinal

III. Estudios y camparación de casos

Presidente: G. Paoloni

9:00-10:00

A. Las unidades archivísticas relacionadas a los laboratorios

Odlie Welfelé (CNRS/MIST - Paris) / John Krige (Cité des Sciences et de l'Industrie-Paris)

10:30-11:00 Receso, café

11:00-12:00

B. Los archivos relacionados con la comunidad estudiantil

Marjorie Barritt (University of Michigan - Ann Arbor)/ Isabelle Vernus (Archives Départementales de l'Isère)

12:00-13:00

IV. Discusión general y conclusiones: ¿un proyecto a largo plazo?

La semana del Congreso tuvo un amplio aspecto social, con eventos oficiales y particulares, resultando todos ellos muy agradables para las personas que asistieron.

Una recepción vespertina para los dos mil delegados se celebró en el enorme Parque Chino de la Cultura Étnica. Había todo tipo de comida en casetas y un grupo tocaba principalmente música occidental de baile con un tempo insólito ¡algunos de nosotros incluso nos aficionamos a ello al final de la tarde!.

Después, otro día de la semana se celebró un espectáculo de acrobacia y ópera china en el Centro de Convenciones.

El grado de participación con nuestros anfitriones chinos estaba obviamente limitado por dificultades idiomáticas, pero fuimos calurosamente recibidos, sobre todo por las personas que estaban en el hall de exposiciones, y a muchos archiveros occidentales los archiveros chinos les pidieron hacerse fotos con ellos.

La Conferencia fue hasta noticia en la televisión nacional, tal como atestiguaron varios de nuestros colegas que viajaron por China tras el Congreso.

Los hoteles eran buenos, y la mayor parte de la organización fue satisfactoria. Se proporcionó transporte de ida y vuelta al centro de Convenciones de Beijing diariamente desde otros hoteles en otras localizaciones. Se destacó a archiveros chinos para que cuidaran de los grupos en los hoteles, lo que llevó a ciertos intercambios interesantes.

El fracaso más extraño en la comunicación sucedió en la excursión organizada a las Tumbas Ming y la Gran Muralla. Al volver al autocar tras visitar las Tumbas Ming, tres miembros del contingente inglés encontraron que el número de identificación de su autocar había sido cambiado, y que se les prohibía montarse en él sin ninguna explicación, simplemente les dijeron ¡ que encontraran otro autocar!. La subsiguiente incomprensión mutua continuó durante cierto tiempo, hasta que hablamos más enérgicamente con un conductor, que entonces indicó que deberíamos montarnos en un autocar “para extranjeros” porque era la hora del “almuerzo de los extranjeros”. Sin embargo, esto parece haber sido un incidente aislado, dado que en los autocares situados en el hotel del Congreso y en otros hoteles no ocurrieron semejantes problemas; los guías ofrecían explicaciones respecto al programa y un comentario cultural.

Y después de todo, llegamos a la Gran Muralla y volvimos a Beijing a pesar de este contratiempo - y a pesar de la cantidad de paradas en tiendas que incluía el itinerario. Parecía como si nuestra ruta hubiera sido planeada para que incluyera una parada en un punto comercial turístico u otro casi cada hora. Muchos dejamos de participar en la excursión al Friendship Store de Beijing esa tarde porque padecíamos “saturación comercial”.

También se facilitaron visitas a archivos. La visita a los Archivos Imperiales y a los Primeros Archivos Históricos fue muy popular y muy interesante en todos los aspectos, desde la distribución y contenidos hasta reglamentos de acceso y carteles como “prohibido quemar” que suponemos querían decir “prohibido fumar”.

Salir a comer siempre era interesante y provechoso, la mayor parte de la gente parecía dividirse en grupos y hacer incursiones al centro de Beijing. (Todo desplazamiento no oficial se tenía que hacer necesariamente en taxi dado el vasto tamaño de Beijing y la enorme cantidad de tráfico. Los taxistas hacían cuanto podían por eludir los peores puntos. Todos teníamos mapas y señalábamos la zona a la que queríamos ir si no entendían nuestra pronunciación, o llevábamos tarjetas del hotel con la dirección del hotel impresa en chino. Una vez que intentamos coger un autobús de día a la Plaza de Tiannanmen tuvimos mucha suerte y de hecho conseguimos pasar rápidamente, pero nos dimos cuenta de que sólo fue porque ese tráfico era relativamente fluido - una circunstancia extremadamente insólita en Beijing).

Casi siempre se llegaba a una decisión de grupo respecto a que restaurante parecía de buen augurio en la zona que habíamos seleccionado. Cuando se elegía un restaurante, a menudo solíamos indicar al dueño el precio que deseábamos pagar y pedíamos al personal que escogiera platos de acuerdo con este precio. Este sistema funcionaba bien, y comíamos una amplia variedad de platos de carne, pescado y verdura y normalmente tomábamos cerveza china. Nuestro grupo particular pasó una tarde memorable en un restaurante mogol, en el que nos sacaron una mesa y limpiaron el polvo a las sillas y nos las sacaron a la acera. Luego nos sacaron una olla tipo fondue y nos dieron los ingredientes de la comida crudos, una selección de pollo, verduras, etc. que cocinamos en la olla en agua hirviendo y que comimos después con salsas para acompañar. Imaginaros las carcajadas y la alegría que eran el sello de estas ocasiones.
Muchos de los delegados encontraron tiempo para ir a ver cosas, y se las arreglaron para visitar la tumba de Mao, el Templo de la Campana y el Museo de la Campana, la Ciudad Prohibida y el Palacio de Verano. En este último algunos habíamos acordado quedar con un guía chino que nos hizo un tour espléndido que nos permitió descifrar mucho mejor el misterio del palacio y de sus diversos edificios y lagos de lo que habría sido posible con sólo deambular por nuestra cuenta. Viajando en taxi vimos también mucho de la vida cotidiana de Beijing dado que los taxistas a menudo nos llevaban por las calles de los barrios bajos o por las vías menos atestadas. Beijing es un contraste de lo muy moderno y de lo antiguo. Una cometa solitaria volando contra el fondo de los rascacielos de cristal es un recuerdo perdurable.

Anne Barrett. Imperial College Archives

El Proyecto de Archivos de Ciencia Australianos en conjunción con el subgrupo STAMA (Archivos de Ciencia, Tecnología y Medicina) del ICA/SUV proyecta que se celebre una conferencia importante en Camberra, Australia, alrededor de la Semana Santa de 1998.

La fecha de la conferencia encaja bien con otras reuniones y conferencias del ICA/SUV y el programa será diseñado para que encaje con los temas que sean investigados por las otras reuniones. Específicamente abordará la necesidad de desarrollar un conocimiento fundamental mejor y más profundo de cómo se lleva a cabo la práctica archivística en diferentes marcos nacionales y culturales.

El centro de atención de la conferencia será una presentación detallada de las herramientas desarrolladas por el Proyecto de Archivos de Ciencia Australianos, en particular del Sistema Archivístico de Gestión de la Información. Se solicitarán comunicaciones de los participantes internacionales para valorar, comentar y discutir sobre estas herramientas y los conceptos fundamentales en los que se basan.
Estarán disponibles más detalles cuando los tengamos. Por ahora, estamos buscando fondos para apoyar la conferencia.
Gavan McCarthy
Director del Proyecto de Archivos de Ciencia Australiano

El World Wide Web es el medio más poderoso de comunicación que ha existido nunca. Dominará de modo creciente todos los otros medios de comunicación, pero no necesariamente les sustituirá. El WWW proporciona a todos los archivos oportunidades de anunciar su existencia y sus servicios, dar publicidad a holdings y quizás incluso proporcionar acceso remoto.

En este breve espacio quiero llamarles la atención hacia unos pocos sitios que creo muestran algunos de los asuntos en los que los archivos necesitan pensar al utilizar el Web. Estoy interesado en conocer las sugerencias de cualquier persona respecto a más cosas que merezca la pena contemplar.

¿Para qué debería utilizarse el Web? ¿Es la forma de dar acceso a todos tus instrumentos de descripción? El mejor ejemplo de un instrumento de descripción archivístico en el Web es ése de los archivos australianos en: http://www.aa.gov.au/AAIndexpage.html
No es un bonito espectáculo, pero si esto no te impresiona, entonces no entiendes lo que está haciendo.

El siguiente paso después de dar acceso a tus instrumentos de descripción es dar acceso a los documentos mismos vía Web. Una explicación muy buena de lo que es necesario para un proyecto tal se encuentra en la Universidad de Oregón: http://www.orst.edu/Dept/Special_Collections/ahp/ Verdaderamente sorprendente, pero el hacerlo requiere “dólares cúbicos”.

Para realmente obtener acceso a documentos en el Web, deberías visitar la “home page” de la Oficina de Experimentos de Radiación Humana establecido por el departamento de Energía de EE.UU.: http://www.ohre.doe.gov/ Como archivero y practicante de la Libertad de Información encuentro que éste es uno de los lugares más impresionantes del Web. No puede haber mayor ejemplo del derecho de acceso a los informes del gobierno que éste.

Más cerca de casa (al menos para mí)está un ejemplo de un proyecto que mostrará las diferencias entre SGML y HTML: http://setis.library.usyd.edu.au/texts/anderson.html

Tim Robinson
University of Sydney

© 1997 Translation by Ángeles Moreno López and Esperanza B. de Varona and
html by Tim Robinson, 15 May 1997