CONSEIL INTERNATIONAL DES ARCHIVES

SECTION DES ARCHIVES DES UNIVERSITES ET DES INSTITUTIONS DE

RECHERCHE (SUV/CIA)

REGLEMENT

Adopté par l’Assemblée plénière de la section á Beijing (1996) et approuvé par l’Assemblée Générale du Conseil International des Archives de septembre 1996.

Modifié et adopté par l’Assemblée plénière de la SUV du 16 août 2007, conformément aux Statuts du CIA de 2004, et apprové par le Comité exécutif 17 novembre 2009.

1. NOM DE LA SECTION

La Section est officiellement appelée «Section des archives des universités et des institutions de recherche» (SUV/CIA).

2. CONDITION JURIDIQUE

La SUV est une section du Conseil International des Archives (CIA) conformément au Chapitre XIX, art. 62 à 66 des Statuts du CIA.

3. OBJECTIFS GENERAUX

La Section s’adresse aux archives des universités, collèges, académies des sciences et des lettres, sociétés savantes, institutions de recherche et aux individus affiliés à ces institutions.

Conformément au Chapitre III, art. 2 et 3 des Statuts du CIA de 2004, les objectifs généraux de la SUV/CIA sont :

3.1 promouvoir la coopération professionnelle et scientifique et la communication entre archives et archivistes des universités, collèges, académies de sciences et de lettres, sociétés savantes et institutions de recherche dans tous les pays

3.2 promouvoir, organiser et coordonner les bonnes pratiques, le développement des normes et autres activités relatives à la création et à la gestion de services d’archives dans le sein des institutions susdites,

3.3 appuyer le développement et la solidarité des institutions susdites par l’organisation de conférences, de publications et d’autres activités,

3.4 coopérer avec les autres institutions du CIA et autres en assistant les archives dans les institutions susdites de mieux documenter leurs institutions et de perfectionner leur services d’archives,

3.5 et faciliter l’utilisation des archives en faisant mieux connaître leurs fonds et en encourager l’accès.

4. COMPOSITION DE LA SUV/CIA

La SUV/CIA accepte des membres institutionnels et individuels.

4.1 Tout service d’archives d’une des institutions susdits qui est ou devient un membre (Cat. C) du CIA peut devenir un membre institutionnel de la SUV/CIA. Membres institutionnels doivent nommer une personne représentante à la SUV. Les représentants n’ont pas besoin de payer pour être un membre individuel du CIA.

4.2 Tout archiviste, records manager ou autre personne affiliée à une des instituions susdites, qui est ou devient un membre individuel (Cat. D) du CIA, peut aussi devenir un membre de la SUV/CIA.

4.3 Tous représentants des institutions susdites et tous membres individuels ont le droit de parole et de vote dans l’Assemblée plénière de la SUV/CIA.

5. L’ASSEMBLEE PLENIERE DE LA SUV

L’Assemblée plénière de la SUV se réunit au moins une fois tous les deux ans. Ses objectifs sont :

5.1 approuver le programme d’activités de la SUV/CIA et surveiller son mise en œuvre.

5.2 surveiller les affaires financières de la SUV/CIA.

Les décisions de l’Assemblée plénière de la SUV/CIA sont prises par votes majoritaires des membres présents avec le droit de vote.

Archivistes et autres employés des institutions susdites (Art. 3) aussi que d’autres archivistes et professionnels intéressés non membres peuvent assister aux réunions de l’Assemblée plénière de la SUV à titre d’observateurs.

6. LE COMITE DIRECTEUR

Le Comité directeur (Bureau) est composé d’un président, d’un vice-président, d’un secrétaire et d’un maximum de neuf membres élus.

Tous les membres du comité directeur doivent être ou membres individuels ou représentants d’une institution membre de la SUV/CIA.

Les membres du comité directeur sont élus par un vote majeur des membres de la section pour une période de quatre ans. Ils ne peuvent pas exercer la même fonction pendant plus de deux mandats consécutifs.

En cas qu’un membre du comité directeur démissionne ou termine son affiliation à la SUV/CIA au cours du mandat, le comité directeur peut désigner un successeur pour le restant de la durée du mandat.

Les élections sont réglées par des directives approuvées par l’Assemblée plénière de la SUV. Le Comité directeur se réunit tant de fois que nécessaire, mais du moins une fois par an, pour initier et promouvoir des activités et pour effectuer le programme de travail approuvées par l’Assemblée plénière de la SUV.

7. PRESIDENT, VICE - PRESIDENT, SECRETAIRE

Conformément à l’article 62.4 des Statuts du CIA, le président, le vice-président, et le secrétaire sont élus par les membres de la SUV pour un mandat de quatre ans, qui peut être renouvelé pour un autre mandat consécutif de quatre ans.

Le président ne vote qu’en cas de parité des votes. Le président soumet un rapport annuel à la Commission de programme.

Le vice-président est un membre du comité directeur et représente le président en cas que celui ne peut pas effectuer les tâches de son fonction.

Le secrétaire conserve les procès-verbaux de la section et est responsable de la gestion du budget mis à la disposition de la section sous la supervision du Vice -Président chargé des Finances du CIA (Art. 64 (01) des Statuts).

8. GROUPES DE TRAVAIL

Le comité directeur peut constituer des groupes de travail permanentes et ad hoc, pour effectuer des tâches spécifiques de la section. Ils doivent rapporter au comité directeur. Le comité directeur désigne les présidents de tous les groupes de travail, permanentes et ad hoc.

9. PUBLICATIONS

La SUV/CIA peut effectuer des publications et des communications (Art. 65.4 des Statuts).

10. AMENDEMENTS

L’Assemblée plénière de la SUV peut adopter des amendements du règlement de la SUV/CIA par une vote majeure des membres présents avec le droit de vote.

11. REGLEMENTS DE TRANSITION

En 2006, avant l’adoption de ces amendements la SUV avait élu une personne comme présidente du Comité des Sciences. Elle avait eu le droit de servir comme membre du comité directeur pour la période de fonction de 2006 à 2010. Reconnaissant cette élection, aussi que le fait que ces amendements de 2007 replacent la structure d’un seul comité (groupe de travail) par la possibilité d’installer plusieurs comités (groupes de travail), la personne élu en 2006 comme présidente du Comité des Sciences soit désignée Vice-présidente de la SUV, avec tous les devoirs et responsabilités de cette fonction, pour le restant du mandat 2006 – 2010.